Mempermudah Pelayanan Administrasi, Runtung Resmikan Operasional PPT USU

MEDAN, SUMUTPOS.CO – Guna memberikan pelayanan cepat dan maksimal kepada mahasiswa dan masyarakat, Universitas Sumatera Utara (USU) mendirikan Pusat Pelayanan Terpadu (PPT) di Lantai I Gedung Biro Pusat Administrasi USU, Jalan Dr Mansur, Medan.

Dengan itu, Rektor USU Prof Dr Runtung Sitepu, SH M Hum, meresmikan soft launching operasional PPT USU, Kamis (11/10).

Runtung menyebutkan, PPT didirikan untuk memenuhi salah satu syarat dalam penilaian Ombudsman. Selain itu, juga untuk mempermudah pelayanan administrasi di USU.

“Kehadiran PPT di USU menjadikan seluruh layanan administrasi terpusat pada satu tempat saja, sehingga memberikan efisiensi waktu yang dibutuhkan, ketepatan wewenang dan kepastian dalam menyelesaikan permasalahan,” jelas Runtung dalam sambutannya.

Diungkapkannya, para pegawai yang bertugas di PPT merupakan pegawai pilihan yang dihasilkan dari seleksi ketat, dan memiliki kualifikasi yang diinginkan untuk memberikan layanan administrasi yang memuaskan.

“Diharapkan dengan kualitas tersebut, pelayanan yang diberikan juga semakin prima. Secepatnya juga akan segera diangkat Kepala Pusat Pelayanan Terpadu USU, untuk dapat mengkoordinir seluruh kegiatan yang ada di bagian tersebut dengan baik,” ujar Runtung.

Rektor mengingatkan kepada seluruh pegawai yang ada di PPT, agar dapat berkomunikasi dengan baik dan ramah terhadap setiap orang yang membutuhkan informasi, tanpa membeda-bedakan latar belakang pendidikan, sikap dan penampilannya.

“Orang-orang yang akan kalian hadapi nantinya bukan hanya orang-orang yang ramah, namun akan lebih banyak yang tak ramah. Namun, tetaplah melayani mereka dengan segala keramahan dan kesopanan.

Berkomunikasilah dengan baik dan jangan memutuskan hal-hal yang tidak diketahui dengan cepat. Tanyakan kepada atasan ataupun orang-orang yang lebih mengetahui, seperti Kepala Biro, Wakil Rektor, bahkan jika perlu dan tidak ada lagi yang tahu, juga boleh bertanya kepada Rektor,” tutur Runtung.

Dalam kesempatan itu, Runtung juga mengingatkan seluruh pegawai untuk bekerja dengan baik dan tidak melibatkan diri pada kepentingan-kepentingan politis, mengingat tahun ini merupakan tahun politik. Mengawali acara soft launching dilakukan simulasi sistem pelayanan, di mana Rektor USU mengambil nomor antrian dan berperan sebagai tamu Pusat Pelayanan Terpadu, diikuti oleh para Wakil Rektor dan Kepala Biro.

Dalam acara soft launching operasional PPT USU juga dihadiri oleh Wakil Rektor (WR) I, WR II, WR III, WR IV dan WR V USU, para staf ahli Rektor, Ketua Senat Akademik USU, Kepala Biro dan Kabag/Kasubag unit kerja yang ada di lingkungan USU serta sejumlah perwakilan mahasiswa USU.

Sementara itu, Ketua Tim Reformasi Birokrasi, DR Muryanto Amin, menyatakan bahwa Pusat Pelayanan Terpadu USU merupakan salah satu bagian dari program Tim Reformasi Birokrasi yang telah berjalan satu tahun, serta merupakan bagian dari kontrak kinerja Rektor USU.

“PPT USU memiliki dua bentuk layanan. Yakni, layanan sehari yang terdiri dari 13 bentuk layanan yang dapat diselesaikan dalam waktu satu hari, serta layanan yang membutuhkan waktu penyelesaian lebih dari satu hari karena terkait dengan persetujuan pimpinan universitas ataupun hal-hal yang memerlukan kajian mendalam,” kata Dekan Fisip USU itu.

Terkait beberapa masukan yang diberikan oleh pimpinan universitas saat pelaksanaan simulasi layanan di awal kegiatan soft launching, Muryanto mengatakan akan sesegera mungkin mengevaluasi dan penyempurnaan sistem layanan.

“Hal itu mencakup pembuatan Standard Operational Procedure (SOP) alur layanan dan penyelesaian masalah. Dengan demikian diharapkan ke depan layanan yang diberikan akan semakin maksimal dan memuaskan, serta berjalan dengan baik dan lancar,” tandasnya. (gus/han)

MEDAN, SUMUTPOS.CO – Guna memberikan pelayanan cepat dan maksimal kepada mahasiswa dan masyarakat, Universitas Sumatera Utara (USU) mendirikan Pusat Pelayanan Terpadu (PPT) di Lantai I Gedung Biro Pusat Administrasi USU, Jalan Dr Mansur, Medan.

Dengan itu, Rektor USU Prof Dr Runtung Sitepu, SH M Hum, meresmikan soft launching operasional PPT USU, Kamis (11/10).

Runtung menyebutkan, PPT didirikan untuk memenuhi salah satu syarat dalam penilaian Ombudsman. Selain itu, juga untuk mempermudah pelayanan administrasi di USU.

“Kehadiran PPT di USU menjadikan seluruh layanan administrasi terpusat pada satu tempat saja, sehingga memberikan efisiensi waktu yang dibutuhkan, ketepatan wewenang dan kepastian dalam menyelesaikan permasalahan,” jelas Runtung dalam sambutannya.

Diungkapkannya, para pegawai yang bertugas di PPT merupakan pegawai pilihan yang dihasilkan dari seleksi ketat, dan memiliki kualifikasi yang diinginkan untuk memberikan layanan administrasi yang memuaskan.

“Diharapkan dengan kualitas tersebut, pelayanan yang diberikan juga semakin prima. Secepatnya juga akan segera diangkat Kepala Pusat Pelayanan Terpadu USU, untuk dapat mengkoordinir seluruh kegiatan yang ada di bagian tersebut dengan baik,” ujar Runtung.

Rektor mengingatkan kepada seluruh pegawai yang ada di PPT, agar dapat berkomunikasi dengan baik dan ramah terhadap setiap orang yang membutuhkan informasi, tanpa membeda-bedakan latar belakang pendidikan, sikap dan penampilannya.

“Orang-orang yang akan kalian hadapi nantinya bukan hanya orang-orang yang ramah, namun akan lebih banyak yang tak ramah. Namun, tetaplah melayani mereka dengan segala keramahan dan kesopanan.

Berkomunikasilah dengan baik dan jangan memutuskan hal-hal yang tidak diketahui dengan cepat. Tanyakan kepada atasan ataupun orang-orang yang lebih mengetahui, seperti Kepala Biro, Wakil Rektor, bahkan jika perlu dan tidak ada lagi yang tahu, juga boleh bertanya kepada Rektor,” tutur Runtung.

Dalam kesempatan itu, Runtung juga mengingatkan seluruh pegawai untuk bekerja dengan baik dan tidak melibatkan diri pada kepentingan-kepentingan politis, mengingat tahun ini merupakan tahun politik. Mengawali acara soft launching dilakukan simulasi sistem pelayanan, di mana Rektor USU mengambil nomor antrian dan berperan sebagai tamu Pusat Pelayanan Terpadu, diikuti oleh para Wakil Rektor dan Kepala Biro.

Dalam acara soft launching operasional PPT USU juga dihadiri oleh Wakil Rektor (WR) I, WR II, WR III, WR IV dan WR V USU, para staf ahli Rektor, Ketua Senat Akademik USU, Kepala Biro dan Kabag/Kasubag unit kerja yang ada di lingkungan USU serta sejumlah perwakilan mahasiswa USU.

Sementara itu, Ketua Tim Reformasi Birokrasi, DR Muryanto Amin, menyatakan bahwa Pusat Pelayanan Terpadu USU merupakan salah satu bagian dari program Tim Reformasi Birokrasi yang telah berjalan satu tahun, serta merupakan bagian dari kontrak kinerja Rektor USU.

“PPT USU memiliki dua bentuk layanan. Yakni, layanan sehari yang terdiri dari 13 bentuk layanan yang dapat diselesaikan dalam waktu satu hari, serta layanan yang membutuhkan waktu penyelesaian lebih dari satu hari karena terkait dengan persetujuan pimpinan universitas ataupun hal-hal yang memerlukan kajian mendalam,” kata Dekan Fisip USU itu.

Terkait beberapa masukan yang diberikan oleh pimpinan universitas saat pelaksanaan simulasi layanan di awal kegiatan soft launching, Muryanto mengatakan akan sesegera mungkin mengevaluasi dan penyempurnaan sistem layanan.

“Hal itu mencakup pembuatan Standard Operational Procedure (SOP) alur layanan dan penyelesaian masalah. Dengan demikian diharapkan ke depan layanan yang diberikan akan semakin maksimal dan memuaskan, serta berjalan dengan baik dan lancar,” tandasnya. (gus/han)